Principaux domaines de mise en œuvre d'un recensement numérique relatifs au déploiement et à la supervision du personnel de terrain

Cette section décrit les technologies disponibles pour la résolution des problèmes sur le terrain (et via le centre d'assistance), le suivi en temps réel au moyen de tableaux de bord, le suivi des agents recenseurs et l'automatisation du paiement.

Résolution des problèmes sur le terrain

Un outil de gestion des opérations de recensement sur le terrain a été mis en place afin de répondre à des difficultés fréquentes, notamment l'hétérogénéité du soutien apporté aux agents recenseurs, la difficulté de hiérarchiser les incidents, le manque d'autonomie et la lenteur de réponse. La solution se compose de deux applications : une application mobile utilisée par les agents recenseurs et les superviseurs, et une application web utilisée par les prestataires de soutien basés dans les bureaux centraux ou régionaux. L'adoption de l'outil a eu un effet positif, notamment l'amélioration de la précision et de l'efficacité, la réduction du délai de résolution des incidents et le renforcement de la collaboration et de la communication entre agents de terrain et prestataires de soutien.

La solution vise à fournir une plateforme centralisée de gestion et de suivi des incidents signalés sur le terrain. Ce système est composé de deux applications :

Une application mobile installée sur les appareils de collecte de données. Elle permet aux agents recenseurs sur le terrain de demander de l'aide, d'accéder à des ressources d'auto-assistance et de communiquer avec les fournisseurs de soutien par le biais d'options de messagerie et de notification.
L'application web offre un espace de gestion des incidents, de collaboration entre prestataires de soutien et d'accès à des informations complémentaires (historique et journaux des agents et des appareils).

Fonctionnalités clés de l'outil de gestion des opérations de recensement sur le terrain Parmi ces caractéristiques, on compte notamment :

Flux de travail normalisé
Outils de communication
Intégrations avec d'autres systèmes
Auto-assistance
Hiérarchisation des incidents
Options de personnalisation des applications mobile et web

Le flux de travail normalisé apporte une assistance cohérente aux agents recenseurs et aux superviseurs, et les données remontées par l'application mobile sont utilisées pour accélérer le diagnostic et la résolution. La messagerie et les notifications améliorent la communication en temps réel et la collaboration. L'intégration avec d'autres systèmes est possible, notamment avec le tableau de bord de suivi des opérations, afin de suivre l'état d'avancement et les délais de résolution.

Le Zimbabwe a été le premier pays à adopter l'outil de gestion du recensement sur le terrain lors du cycle de recensement de 2020. D'autres pays ont identifié les avantages de l'outil et ont commencé à l'utiliser dans le cadre d'un projet pilote ou sont en train de le personnaliser, notamment la Namibie, l'Ouganda, le Bénin et le Burundi. La nature personnalisable de l'outil lui permet de s'adapter aux besoins et exigences propres à chaque pays, ce qui en fait une solution flexible et évolutive.

L'adoption de l'outil de gestion du recensement sur le terrain a eu un impact significatif sur le processus de recensement. Il a amélioré l'efficacité en fournissant une plateforme centralisée en vue de la gestion et du suivi des problèmes signalés sur le terrain. L'outil a également réduit le temps nécessaire à la résolution des problèmes, améliorant ainsi l'efficacité des fournisseurs de soutien. L'auto-assistance réduit la charge de l'équipe d'appui en permettant aux agents recenseurs de résoudre certains problèmes courants de manière autonome.

La messagerie et les notifications garantissent un traitement rapide des incidents. La fonction d'auto-assistance permet aux agents recenseurs de chercher eux-mêmes des solutions aux problèmes courants, ce qui réduit la charge de travail de l'équipe d'assistance. Les options de messagerie et de notification permettent une communication en temps réel entre les agents recenseurs et l'équipe d'assistance, ce qui garantit que les problèmes sont traités en temps voulu. Enfin, l'intégration des données fournit aux prestataires de services d'assistance un contexte et un historique supplémentaires concernant les agents recenseurs et les superviseurs, ainsi que leurs appareils, ce qui les aide à mieux comprendre et résoudre les problèmes.

En conclusion, l'outil de gestion du recensement sur le terrain (outil de suivi des problèmes) a constitué un ajout précieux au soutien de la CEA aux pays. Cet outil a un impact sur un domaine qui n'est souvent pas abordé et qui est pourtant essentiel à la réalisation du recensement. Comme de nombreux outils numériques, il évolue et répond aux besoins essentiels des pays.

Centre d'assistance au recensement

Étant donné qu'un recensement soulève divers problèmes logistiques et techniques, il est primordial de mettre en place, en amont, un dispositif permettant de traiter et de résoudre ces problèmes. Un centre d'assistance, doté d'opérateurs compétents et disposant des informations nécessaires, permet de résoudre facilement et rapidement les problèmes qui se posent. Les défis communs incluent, sans s'y limiter : Les problèmes typiques sont les suivants : soutien incohérent fourni aux agents de terrain, absence de hiérarchisation des problèmes, absence de mécanismes d'auto-assistance, réponse tardive, etc.

La CEA a mis au point un système de centre d'assistance (comprenant un système dorsal et une application pour les agents de terrain), facilement personnalisable, déployable et intégré au système de fourniture de tablettes de la CEA, afin de répondre aux difficultés susmentionnées. L'application est dotée d'un tableau de bord permettant à la direction de suivre la résolution des problèmes. Le flux de traitement des problèmes peut être résumé comme suit :

Cette application a été utilisée au Botswana, au Ghana, au Zimbabwe, en Zambie et en Namibie, avec des retours positifs et encourageants.

Suivi en temps réel au moyen de tableaux de bord

Les plateformes numériques fournissent aux superviseurs des outils permettant de suivre l'avancement et les performances des agents recenseurs, de mesurer la couverture, d'identifier d'éventuelles zones omises, d'examiner les données soumises et de formuler des retours d'information.

Parmi les outils de supervision figurent les tableaux de bord des superviseurs, qui affichent l'activité des agents recenseurs, les taux d'achèvement et les erreurs signalées, ainsi que les modules de réentretien, qui permettent de mener des entretiens de suivi afin de vérifier l'exactitude des données.

Les indicateurs suivis peuvent inclure :

le nombre de ménages et d'individus recensés ;
les taux d'exhaustivité des données (pourcentage de questionnaires entièrement remplis) ;
la productivité des agents recenseurs (nombre d'entretiens par jour) ;
la couverture géographique (pourcentage de zones de dénombrement couvertes) ;
l'identification des cas atypiques (par exemple, des entretiens anormalement longs ou courts).

Voici quelques exemples de logiciels ou d'outils de tableau de bord (remarque : les recommandations spécifiques dépendent de l'infrastructure et des besoins de chaque pays) :

Tableau de bord de suivi des recensements et des enquêtes : Conçu afin de fonctionner avec diverses bases de données de questionnaires de recensement, il offre des indicateurs personnalisables.
Tableaux de bord du système d'information géographique (SIG) : permettant de visualiser l'avancement du recensement sur des cartes et de fournir des informations sur la couverture géographique et les lacunes potentielles.

En comparant ces indicateurs à des objectifs prédéfinis, les responsables du recensement peuvent allouer les ressources de manière proactive, remédier aux goulets d'étranglement et veiller au respect du calendrier et au maintien de la qualité. Tableau de bord de la CEA pour le suivi des recensements et des enquêtes

La CEA a mis au point un tableau de bord robuste pour le suivi des recensements et des enquêtes. Lors du cycle de 2020, de nombreux pays, dont le Kenya, le Rwanda, la Namibie, la Sierra Leone, les Seychelles, le Zimbabwe, le Liberia, le Ghana, Maurice, la Zambie et le Nigeria, ont bénéficié d'un appui pour utiliser ce tableau de bord.

Les principales caractéristiques du tableau de bord de la CEA sont les suivantes :

Il est conçu pour fonctionner avec n'importe quelle base de données de questionnaires de recensement.
Il est facile à déployer et ne nécessite qu'un accès en lecture seule à la base de données du recensement.
Les indicateurs à surveiller sont enrichis chaque jour et varient d'un pays à l'autre. Les indicateurs peuvent fournir des informations sur la couverture, la qualité des données et les métadonnées opérationnelles, notamment le nombre de ménages recensés, la population recensée, l'indice synthétique de fécondité, la répartition de la population, la pyramide des âges, la durée moyenne des entretiens, etc.
Le tableau de bord présente ces indicateurs au moyen de visualisations intuitives, telles que des graphiques, des infographies, des cartes et des tableaux. Ces composants sont conçus pour transmettre des informations synthétiques à différents niveaux géographiques.
Les utilisateurs peuvent consulter les indicateurs au niveau national ou approfondir l'analyse en ciblant une zone géographique plus restreinte afin d'obtenir des informations plus détaillées.
Pour certains indicateurs, le tableau de bord intègre les valeurs cibles ou attendues afin de les comparer aux résultats réels du recensement.
Le tableau de bord dispose également d'une fonctionnalité multilingue, actuellement disponible en anglais et en français, et d'une structure linguistique déjà en place pour intégrer, si nécessaire, des langues locales.
Un système d'accès fondé sur les rôles est mis en œuvre, permettant aux administrateurs de définir des rôles assortis de privilèges et de les attribuer aux utilisateurs. Différents groupes d'utilisateurs peuvent accéder uniquement aux indicateurs qui les concernent, au lieu d'être submergés par l'ensemble des indicateurs disponibles.
Les utilisateurs peuvent également être limités dans la consultation des informations filtrées pour certaines zones géographiques, selon les exigences spécifiques des pays.

Suivi des agents recenseurs

L'intégration de la technologie GPS dans les appareils de recensement numériques permet de suivre les déplacements des agents recenseurs. Cette fonctionnalité présente plusieurs avantages :

Elle permet d'assurer une couverture complète des zones de dénombrement assignées, minimisant ainsi le risque d'omissions.
Elle fournit aux superviseurs un outil pour suivre l'avancement des agents recenseurs et identifier les zones où ils peuvent rencontrer des difficultés ou avoir besoin d'aide.
Elle peut renforcer la sécurité des agents recenseurs, en particulier dans les zones difficiles ou reculées.

Les logiciels et technologies utilisés pour le suivi des agents recenseurs comprennent :

ArcGIS Survey123 : cet outil permet de capturer et de suivre les données de localisation pendant le recensement.
Applications mobiles élaborées sur mesure : certains pays peuvent élaborer leurs propres applications dotées d'une fonctionnalité de suivi GPS.

Rémunération du personnel de terrain

L'expérience acquise lors du cycle de 2020 a mis en évidence la nécessité d'une méthode plus efficace de rémunération du personnel temporaire mobilisé pour le recensement. Compte tenu du nombre très élevé de personnes employées à titre temporaire, il est important de disposer d'un système automatisé permettant un paiement et un suivi simples des rémunérations. Les informations nécessaires aux paiements électroniques, telles que les coordonnées bancaires, doivent être collectées au moment du recrutement au moyen du système de recrutement automatisé. Il convient de garder à l'esprit que le système de paie habituellement utilisé par l'institution chargée de la mise en œuvre du recensement peut ne pas être adapté au traitement efficace du volume de paiements supplémentaires requis pour le personnel temporaire pendant le recensement. Le recours à une plateforme de paiement électronique facilite la gestion des paiements de masse attendus pendant le recensement.